Règlement intérieur de la Plateforme
Ce règlement établit la bonne utilisation des services offerts par la Plateforme de Cytométrie.
1. Objectifs de la plateforme
La plateforme de cytométrie de Dijon est une plateforme technologique universitaire (Université de Bourgogne) dédié à la cytométrie en flux. Elle est rattachée au centre de recherche INSERM 1231.
Le personnel de la plateforme accueille les utilisateurs pour les encadrer et/ou les former aux applications de la cytométrie en flux. Il conseille les utilisateurs sur la préparation des échantillons, dans le choix des protocoles et des fluorochromes, ainsi que pour l’interprétation des résultats. En partenariat avec le service applicatif de chez BD, le personnel intervient dans la conception de nouveaux panels de phénotypages de cellules et oriente les utilisateurs dans les stratégies le plus adaptées. Enfin il réalise les prestations de tri cellulaire sur le trieur ARIA et Melody quand cela est nécessaire.
La plateforme est ouverte à l’ensemble des laboratoires universitaires et aux entreprises privées. Toutefois, l’activité exercée envers ces dernières ne doit pas exercer 20% de son activité. Dans le domaine académique, la plateforme de cytométrie est un organisme à but non lucratif. L’intégralité des recettes générées servent à couvrir les dépenses liées à son fonctionnement.
2. Ressources disponibles
La plateforme met à disposition de ses utilisateurs :
- 3 cytomètres analyseurs : FACS Canto, LSR II et LSR FORTESSA (BD),
- 2 trieurs cellulaires : FACS ARIA III (tri effectué par le personnel de la plateforme uniquement) et FACS-MELODY (peut être utilisé en autonomie après formation),
- 2 séparateurs magnétiques : 1 AutoMacs-Pro et 1 MultiMACS (Miltenyi Biotec)
- un analyseur en multiplexage Technologie Luminex BIOPLEX.
Les configurations des appareils sont téléchargeables en ligne sur le site internet www.cytométrie-dijon.fr.
Les moyens humains sont composés :
- d’un ingénieur de recherche : Anabelle SEQUEIRA,
- d’un ingénieur d’études : Nicolas PERNET,
- d’un assistant Ingénieur : Serge MONIER.
3. Conditions d’accès à la plateforme
La plateforme est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 17h30. En dehors de ces horaires,seul le personnel de la plateforme est habilité à autoriser l’accès aux instruments. Dans ces conditions, une clé est à disposition pour obtenir l’accès à la plateforme.
Seuls les utilisateurs autonomes et préalablementformés par le personnel de la plateforme ont l’accès en libre service aux instruments de cytométrie, les autres utilisateurs doivent impérativement se faire encadrer.
Tout nouvel utilisateur souhaitant profiter des services de la plateforme devra impérativement prendre contact au préalable avec le personnel de la plateforme, afin d’être habilité à l’utilisation des cytomètres. Il devra alors suivre une formation théorique d’une demie journée suivie d’une formation pratique d’une demie journée ou plus si nécessaire.Cette formation est obligatoire et est dispensée uniquement par les ingénieurs de la plateforme.
A l’issue de la formation et après consentement du présent règlement intérieur (émargement obligatoire), le personnel de la plateforme créera et ouvrira un compte sur le logiciel de réservation des appareils (Ilab). A l’ouverture du compte Ilab, chaque utilisateur se verra munir d’un mot de passe d’accès au site de réservation. Ce mot de passe est strictement personnel.
4. Réservations des appareils / Annulation
Toute utilisation doit faire l’objet d’une réservation. Les réservations se font en ligne via le site internet de la plateforme (www.cytometrie-dijon.fr) et le logiciel Ilab. Elles ne sont possibles que pour les 14 jours suivants la connexion.Si vous souhaitez réserver un créneau au-delà de ce délai, adressez-vous au personnel de la plateforme.
Toute demande de prestation de tri cellulaire doit s’effectuer dans les horaires de disponibilité du personnel (9h-17h30). En dehors de ces horaires ; l’utilisateur s’engage à obtenir l’accord du personnel pour étendre la réservation.Le trieur (ARIA III) n’étant pas en libre-service,chaque utilisateur s’engage à prendre rendez-vous avec le personnel au préalable pour préparer l’expérience et à respecter le protocole de préparation de l’échantillon à trier.
Lors de la réservation d’un créneau, certaines informations devront obligatoirement être renseignées (signalées par une étoile rouge). Ces informations sont utiles pour le personnel et la préparation des appareils. Merci de bien vouloir les renseigner de façon précise.
Tout retard doit être signalé, dans le cas contraire, la facturation tiendra compte des heures non utilisées. L’absence injustifiée à une séance préalablement réservée sera comptée dans la facturation et les heures pendant lesquelles un instrument reste allumé pendant la nuit (par négligence) seront facturées à l’utilisateur responsable.
Toute annulation doit se faire directement en ligne sur le site internet si la réservation n’intervient pas dans les 3 heures suivantes. Le cas échéant, elle devra se faire directement auprès du personnel de la plateforme. Pour les expériences de tri, elles devront être signalées le plus tôt possible pour permettre à un autre utilisateur d’utiliser le créneau libéré.
5. Utilisation des appareils
Dès son arrivée, chaque utilisateur devra se connecter avec son login et mot de passe grâce à l’ordinateur située à l’entrée de la plateforme. La connexion permettra le déverrouillage des écrans des ordinateurs et le début de la comptabilisation du temps d’utilisation.
En cas de retard et pour ne pas pénaliser les utilisateurs suivants, signaler votre retard le plus tôt possible afin de permettre une nouvelle organisation
Les procédures d’utilisation de chaque appareil ainsi que des logiciels sont consultables dans les cahiers situés devant chaque appareil. En cas de doute, n’hésitez à vous rapprocher du personnel.
A la fin de chaque expérience, les utilisateurs devront nettoyer les appareils selon la procédure affichée. Ce temps de nettoyage n’est pas facturé dans le temps d’utilisation.
En sortant de la plateforme, l’utilisateur se déconnectera de sa session pour stopper la comptabilisation du temps d’utilisation.
6.Export, stockage et protection des données
Les données doivent être récupérées par chacun et effacées de DIVA tous les mois pour ne pas saturer le système informatique. Toutes les données non effacées dans une période de deux mois, seront systématiquement supprimées de la data base des machines par les responsables de la plateforme. A noter que la plateforme n’est pas responsable de la perte de data en dehors de cette période.
Les données sont exportées en deux types de formats : FCS ou Experiment. Le format Expermient est vivement recommandé pour une importation future de l’expérience sous DIVA d’autant plus que le contenu du dossier Expermient est sauvegardé quotidiennement sur un PC secondaire.
Pour faciliter le tri des données, chaque utilisateur est invité à nommer ces expériences de la façon suivante : AAMMJJ_Description de l’expérience (A : année, M : mois, J : jour).
7. Analyse des données
Plusieurs logiciels d’analyse sont disponibles sur place pour le traitement de vos données ( FlowJo, ModFit, DIVA, FlowLogic, FCap). La plateforme dispose également de 20 licences FLOWJOW distribuées sur demande et sous condition de tarification et de disponibilité aux utilisateurs.
8. Tarifications des services
Toutes les prestations sont soumises à une tarification qui est évaluée et votée chaque année par le Conseil de l’UFR Sciences Santé et par le Conseil d’administration de l’Université de Bourgogne. Toute modification de tarif doit donc être accepté au préalable par ces deux instances ; la plateforme n’a aucun droit de décision de changement. Les tarifs des prestations sont affichés au sein de la plateforme.
9. Hygiène et sécurité
Le port de la blouse est obligatoire dans tous les locaux et il est strictement interdit de manger et de boire à l’intérieur de la plateforme.
Chaque utilisateur doit procéder à l’élimination de ces propres déchets.
Les utilisateurs doivent fournir toutes les informations sur les échantillons quant aux risques éventuels (pathogènes, virus, etc). Les locaux de la plateforme ne sont pas habilités à la manipulation des pathogènes.
10. Publications
Toute publication présentant des résultats émanant de la plateforme, doit citer celle-ci dans la partie expérimentale ou dans les remerciements. La phrase type suivante peut être utilisée : « This work was also possible with help from Flow Cytometry Core Facility/Inserm UMR1231, at the University of Burgundy. The facility is supported by Bourgundy Regional Council.
Le cas échéant et selon l’implication du personnel de la plateforme dans un projet, le nom de la personne impliquée doit être cité. Toutes les publications ayant utilisé les services de la plateforme doivent être communiquées à celle-ci.Le volume de ces publications constitue pour les organismes financeurs un paramètre objectif important pour justifier un investissement dans l’acquisition de nouveau équipement.
11. Non respect des consignes
En cas de panne d’un cytomètre pour cause de mauvaise utilisation ou négligence, les frais de réparation seront à la charge de l’équipe de recherche utilisateur. Les responsables de la plateforme se réservent le droit d’empêcher l’accès en cas de non-respect des règles énoncées dans le présent document.
Après lecture de document, l’utilisateur et le responsable scientifique du projet s’engagent à respecter le règlement intérieur de la Plateforme de Cytométrie de l’UMR1231, à l’Université de Bourgogne.
